Come organizzare ottimi eventi scegliendo il giusto personale
Come organizzare un evento aziendale: i consigli degli esperti
24 Ottobre, 2019La frase “due teste sono meglio di una” è apparsa per la prima volta nel 1546 ed è rimasta per oltre 500 anni: questo modo di dire si adatta benissimo all’organizzazione degli eventi. In questi casi scegliere il giusto personale è indispensabili, perché “l’unione fa la forza”.
In termini più moderni, potremmo dire che “il lavoro di squadra fa realizzare i sogni” o potremmo declamare altri slogan simili a questo. Sono quelli che in genere si utilizzano per motivare i team building peggiori, assemblati secondo logiche di adattamento non di perfezionamento.
Però il senso di questi detti è esatto. Una grande squadra fa sicuramente la differenza. Ciò è particolarmente vero quando si pianifica un evento. È quasi impossibile per una sola persona organizzare un evento per conto proprio. Hai bisogno di una squadra di cui ti puoi fidare.
Tuttavia, abbiamo tutti sperimentato la collaborazione con team che non erano un granché.
Quei team squilibrati, in cui poche persone sanno fare e, in effetti, fanno mentre altre stanno con le mani in mano, ecco questi team non possono funzionare: un evento svolto da pochi e limitato dalla nullafacenza di molti è destinato a fallire miseramente. Gruppi in cui le persone hanno la testa dura e discutono, invece di collaborare serenamente, non possono produrre niente di buono. Non c’è spazio per pigrizia o mania di protagonismo nella pianificazione di eventi.
La pietra angolare di un evento di successo è una squadra di pianificazione di eventi da sogno in cui ognuno ha un ruolo da svolgere e contribuisce con entusiasmo al successo dell’evento. Per organizzare un evento da favola, quindi, bisogna saper scegliere il giusto personale.
È semplicemente impossibile che una persona si prenda cura dei VIP, accolga gli ospiti e coordini il cibo e le attività allo stesso tempo. Ecco perché una squadra è così importante.
Avere il giusto personale per eventi aiuta anche nella risoluzione dei problemi. Ogni persona offre una prospettiva unica all’evento che può attrarre più ospiti o aiutare a trovare soluzioni creative. Molte mani rendono il lavoro leggero e lavorare con persone con tante abilità, soprattutto diverse dalle nostre, può rendere la pianificazione di un evento meno stressante.
Le grandi squadre non accadono e basta. Ci vuole lavoro e impegno per trovare la giusta combinazione di abilità e personalità. Non esiste il team ideale per l’organizzazione di ogni tipo di evento: ogni strategia ha bisogno di un diverso approccio, pure per quanto riguarda la scelta del personale. Ciò che funziona per un evento potrebbe non funzionare per un altro evento. La chiave è capire l’ambito dell’evento e mettere in campo le persone giuste che possano ottenere risultati.
Bisogna fare queste dieci cose, in quest’ordine:
- Stabilire le cose serve all’evento
- Individuare i professionisti che sanno come accedere a queste cose
- Scegliere tra loro delle persone competenti come leader del gruppo
- Dare loro mansioni precise e dettagliare, ma una per ciascuno, in maniera che non si distraggano e ottimizzino il loro tempo
- Se una persona si rivela palesemente non all’altezza del suo compito, licenziarla dal suo affaccendamento e affidare l’onere subito a qualcun altro (dobbiamo evitare le perdite di tempo).
Un team deve essere sostanzialmente guidato in questo modo, perché funzioni a dovere.
Però il senso di questi detti è esatto. Una grande squadra fa sicuramente la differenza. Ciò è particolarmente vero quando si pianifica un evento. È quasi impossibile per una sola persona organizzare un evento per conto proprio. Hai bisogno di una squadra di cui ti puoi fidare.
Tuttavia, abbiamo tutti sperimentato la collaborazione con team che non erano un granché.
Quei team squilibrati, in cui poche persone sanno fare e, in effetti, fanno mentre altre stanno con le mani in mano, ecco questi team non possono funzionare: un evento svolto da pochi e limitato dalla nullafacenza di molti è destinato a fallire miseramente. Gruppi in cui le persone hanno la testa dura e discutono, invece di collaborare serenamente, non possono produrre niente di buono. Non c’è spazio per pigrizia o mania di protagonismo nella pianificazione di eventi.
La pietra angolare di un evento di successo è una squadra di pianificazione di eventi da sogno in cui ognuno ha un ruolo da svolgere e contribuisce con entusiasmo al successo dell’evento. Per organizzare un evento da favola, quindi, bisogna saper scegliere il giusto personale.
Quanto conta scegliere le persone giuste per l’organizzazione di un evento?
È impossibile organizzare un evento da soli. Anche se hai conoscenze appropriate per occuparti di tutto quello che serve, cosa che a prescindere è inverosimile, c’è anche l’enorme quantità di cose richieste da tenere in conto: sono troppe perché una persona sola se ne possa occupare in breve tempo. A meno che non si voglia procedere con un piano quinquennale, ma comunque tante cose vanno poi svolte anche in contemporanea, e allora sdoppiarsi non sarà per nulla semplice. Non puoi essere in più posti contemporaneamente.È semplicemente impossibile che una persona si prenda cura dei VIP, accolga gli ospiti e coordini il cibo e le attività allo stesso tempo. Ecco perché una squadra è così importante.
Avere il giusto personale per eventi aiuta anche nella risoluzione dei problemi. Ogni persona offre una prospettiva unica all’evento che può attrarre più ospiti o aiutare a trovare soluzioni creative. Molte mani rendono il lavoro leggero e lavorare con persone con tante abilità, soprattutto diverse dalle nostre, può rendere la pianificazione di un evento meno stressante.
Le grandi squadre non accadono e basta. Ci vuole lavoro e impegno per trovare la giusta combinazione di abilità e personalità. Non esiste il team ideale per l’organizzazione di ogni tipo di evento: ogni strategia ha bisogno di un diverso approccio, pure per quanto riguarda la scelta del personale. Ciò che funziona per un evento potrebbe non funzionare per un altro evento. La chiave è capire l’ambito dell’evento e mettere in campo le persone giuste che possano ottenere risultati.
Come scegliere il giusto personale: organizzare un evento di successo dipende da questo
Sebbene il layout effettivo di ciascun evento vari, i requisiti di base non lo fanno. Ecco la guida definitiva per mettere insieme la squadra dei tuoi sogni per la pianificazione di eventi. Indipendentemente dalle dimensioni o dal tipo di evento, attenersi a queste nozioni di base può aiutarti a creare il team di pianificazione perfetto.Bisogna fare queste dieci cose, in quest’ordine:
- Stabilire le cose serve all’evento
- Individuare i professionisti che sanno come accedere a queste cose
- Scegliere tra loro delle persone competenti come leader del gruppo
- Dare loro mansioni precise e dettagliare, ma una per ciascuno, in maniera che non si distraggano e ottimizzino il loro tempo
- Se una persona si rivela palesemente non all’altezza del suo compito, licenziarla dal suo affaccendamento e affidare l’onere subito a qualcun altro (dobbiamo evitare le perdite di tempo).
Un team deve essere sostanzialmente guidato in questo modo, perché funzioni a dovere.
